Standart Fakülteler için Yazılım İhtiyaç Analizi Belgesi

Tanımlar

Fakülte

Kendisine bölümler bağlanabilen akademik birimdir.

Dekan

Rektör önerir, YÖK 3 yıllığına atar. Fakültenin ve birimlerinin temsilcisidir. Başka bir üniversiteden atanabilir. Süresi biten dekan yeniden atanabilir. Fakülte kurullarına başkanlık eder. İstenilen raporları hazırlar.

Dekan Yardımcısı

Dekan kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere fakültenin aylıklı öğretim üyeleri arasından en çok iki kişiyi dekan yardımcısı olarak seçer. En çok 3 yıl.

Dekana, görevi başında olmadığı zaman yardımcılarından biri vekalet eder. Göreve vekalet altı aydan fazla sürerse yeni bir dekan atanır.

Fakülte Kurulu

Dekan başkanlık eder. Bağlı bölümlerin başkanları ile varsa fakülteye bağlı enstitü ve yüksekokul müdürlerinden ve üç yıl için fakültedeki profesörlerin kendi aralarından seçecekleri üç, doçentlerin kendi aralarından seçecekleri iki, yardımcı doçentlerin kendi aralarından seçecekleri bir öğretim üyesinden oluşur.

Fakülte Yönetim Kurulu

Fakülteyle ilgili kararların aldındığı birimdir. Dekan başkanlık eder. Üyeler, Fakülte Kurulu’nun seçtiği 3 profesör, 2 doçent ve 1 yardımcı doçentten oluşur.Dekan çağrısı üzerine toplanır.

Öğrencilerin verdiği dilekçeler, hocaların verdiği dilekçeler ve senatoya gidecek tüm evraklar buradan geçer.

Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında burada karar verilir.

Fakülte Sekreteri

Fakültenin idari amiridir.

Fakülte Öğrenci İşleri

Öğrencilerin kayıt işlemleri
İlk ve sonraki kayıtlar
Askerlik işlemleri
Yeni kayıtları, kaydı silinenleri, mezun olanları, aktif öğrencileri askerlik şubesine bildiriyorsunuz. Askerlik durum belgesi çıktısı alınıp postayla gönderiliyor.
Ders işlemleri
Ders kaydı: Birinci sınıfa gelenler
Ders ekleme çıkarma
Öğrenci durumunu güncelleme (pasif, disiplin cezası, kayıt dondurma)
Harç işlemleri
Öğrencinin harç bilgisi sistemde duracak. Banka web servisi ile bilgiyi alacak. Ödendiyse geri bildirecek.

Mezuniyet İşlemleri

Bölüm

Bir fakülte ya da yüksekokulda, aynı veya benzer nitelikte eğitim-öğretim yapan birden fazla bölüm bulunamaz.

Her bölümün YÖKSİS Birim ID’si bulunur.

TUIK Kodu

Hazırlık durumu olur. Yok - Secmeli - Zorunlu

Eğitimi Tipi - Dönemlik / Yıllık

Bölüm sistemde pasif hale getirilebilir. Pasif hale gelirse alt birimler de pasif hale gelir.

Bölüm Başkanı

Bölümü yönetir.

Bölüm başkanı; bölümün aylıklı profesörleri, bulunmadığı takdirde doçentleri, doçent de bulunmadığı takdirde yardımcı doçentler arasından dekanca üç yıl için atanır.

Bölüm başkanı, görevi başında bulunamayacağı süreler için öğretim üyelerinden birini vekil olarak bırakır.

Herhangi bir nedenle altı aydan fazla ayrılmalarda, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı yöntemle yeni bir bölüm başkanı atanır.

Çeşitli raporlar alabilmelidir.

Bölüm Kurulu

Anabilim dalı başkanlarından oluşur.

Anabilim Dalı

Bölümlerin altında açılmış branşlardır. Öğretim üyelerinden oluşur.

Anabilim Dalı Başkanı

Anabilim dalına bağlı öğretim üyeleri arasından seçilir.

Danışman

Bölüm Başkanı’nın önerisi ile dekan tarafından görevlendirilen akademik personeldir. Öğrencilerin ders seçme gibi eğitim-öğretim faaliyetlerine danışmanlık eder.

Ders onayı yapar. Ders ekleme çıkarma yapabilir. Transkript görüp mezuniyet onayı verir. Öğrencinin kişisel bilgilerini, notlarını, devamsızlık durumunu görebilir. Sistemden uyarılar alır. Farabiyle giden, erasmus ile giden, kayıt donduran, yatay geçişle giden ve kendisi ders kaydı yapmamış öğrenci yerine ders kaydı yapamaz.

Program

Bir bölümün tüm öğrenim programıdır. Ders ve uygulamalardan oluşur. Her ders ve uygulamanın ilgili programda bir kredisi mevcuttur.

Bölüm Kurulu’nun önerisi üzerine Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanarak en geç Mayıs ayı içinde REKTÖRLÜĞE sunulur. SENATO onayı ile kesinleşir.

Lisans Programları 128 - 160 kredi, Lisans ve Yüksek Lisans birlikte veren 5 yıllık programlar için 162 - 194 kredidir.

Lisans Programları 240 AKTS, Lisans ve Yüksek Lisans birlikte veren 5 yıllık programlar için 300 AKTS, 6 yıllık programlar için 360 AKTS’dir.

Program Mezuniyet Ortalaması, programdan mezun olmak için gereken not ortalamasıdır. Öğrenci tüm derslerden geçse bile bu ortalamayı tutturamıyorsa mezun olamaz.

Ders

Dersler, program dahilinde açılırlar. Bölüm Kurulu tarafından yapılan müfredat oluşturma toplantısı ile belirlenir. Açılacak, kapatılacak ya da değiştirilecek dersler Bölüm Kurulu kararı ile tanımlanır. Ders içeriği ve derse ait sınavlar dersin hocası tarafından belirlenir. Dersler dönemliktir. KURUL veya SENATO kararıyla dersler yıllık olabilir.

Dersin dönemlik veya yıllık olup olmadığı kayıt altına alınmalıdır.

Aynı ders başka bir programda farklı bir derstir. Aynı ders başka bir programda aynı ders ise aynı krediye sahiptir.

Bir programda aynı ders birden fazla dönemde yer alabiir. Örneğin MAT01, birinci yılın hem birinci döneminde hem de ikinci döneminde yer alabilir. İlgili programdaki öğrenci için aynı krediye sahip, aynı derstir. Hocası, şube sayısı farklı olablir.

Ders Şubesi

Bölüm Kurulu kararıyla dersler şubelere bölünebilir. Öğrenciler ders seçimi sırasında bu şubelerden sadece birini seçerler. Ders şubelerinde sınavlar aynıdır, harflendirme aralıkları (başarı kriteri) uygulaması farklıdır. Bu kriterler derslerin sisteme girişi yapılırken tanımlanır. Öğrencilerin şubeleri daha sonra elle değiştirilebilir.

Öğrenci Şubesi

İlk kayıt sırasında, öğrencileri gruplandırmak için şubelere bölünür. Öğrenciler ilk kayıt yaptırdığında şube açma işlemi;

  • çeşitli şablonlara göre yapılabilir:

    • tek numara / çift numara
    • ilk n sayıda öğrenci, sonraki n sayıda öğrenci vb.
  • elle seçilebilir.

Eğer şubelendirme yapılmamışsa, öğrenciler ŞUBE 1’dir.

Şubelerin bölüm ve bölüm dışı kontenjanları olabilir. Dersler, belli bölümlere, belli fakültelere veya tüm üniversiteye ait olabilir.

Ders kayıtlarından sonra eğer öğrenci fazlalaşırsa MEB uygulama okullarını bildirir. Dekanlığa bağlı Uygulama Koordinatörlüğü bölümlere okulları dağıtır. Öğrenciler 10’ar kişilik gruplar halinde okullara dağıtılır.

Her anabilim dalında uygulama koordinatörü vardır. Öğrenciler şubelendirilip, okullara uygulama koordinatörleri tarafından dağıtılır. Bölüm sekreteri de şubelere bir hoca ataması yapar.

Ders Kredisi

Bir dersin başarıyla tamamlanabilmesi için öğrencinin yapması gereken çalışmaların tümünü ifade eder. (teorik dersler, uygulama, seminer, bireysel çalışma, sınavlar, ödevler, kütüphane çalışmaları, proje, stajlar, mezuniyet tezi vb.)

Krediler anabilim dalı kurulu tarafından belirlenir. Mayıs ayında senatoya gider. Senatodan onay çıktığı takdirde yöke gönderilir. Ancak AKTS sisteminde (Bologna süreci) iş yükü hesabı ile kredi belirlenir (25 saat = 1 Kredi şeklinde [Bu eşitlik bazı üniversitelerde farklı olabiliyor]).

Bir dersin

Teorik = Teorik Kredisi

Pratik = Pratik Kredisi

Klasik Ders Kredisi = Teorik + Pratik / 2

ECTS = Sabit (Bologna hesabı)

Zorunlu Ortak Ders

YÖK Kanunu ve YÖK Yürütme Kurulu’nca belirlenen şu dersleri ifade eder:

  • Atatürk İlkeleri İnkılap Tarihi
  • Türk Dili
  • Yabancı Dil Dersleri
  • Bilgisayar Dersleri

Ön Şartlı Ders

Alınabilmesi için önceki yarıyıl veya yıllardaki bir veya birden çok dersin başarılması şartı bulunan derslerdir.

Şart, ilgili dersin başarılı olma kriterini yerine getirmek olabileceği gibi, belirli bir notun alınmış olmasını da içerebilir. Örnek: Bilgisayar Mühendisliği Veri Yapıları dersi, Algoritmalar ve Programlama 2 dersinden en az DD almak.

Ön şartlar ders programında önceden ilan edilir.

Seçtirmeli Ders

Gruplar halinde tanımlanırlar. Öğrenci bu gruptaki derslerden herhangi birini veya birden çoğunu alabilir. Seçmeli derslerden kalanlar aynı gruptaki başka bir dersi alabileceği gibi, kaldıkları dersi almaya, öğrenci işleri veya danışman tarafından zorlanabilir. Bu zorlama ders grubu tanımında belirlenir.

Grup tanımı yapacağız. Grup başarısı için alınması gereken ders sayısı belirlenir. Öğrenci bu kriteri sağladığında, grup dersinden geçmiş olur.

Öğretim Yılı

14 haftadan az olmayan iki yarıyıldan oluşur.

Normal Öğretim Süresi

Bir yıl süreli yabancı dil hazırlık sınıfı opsiyonel,lisans eğitimi 4 yıldır. Kayıt dondurma normal öğretim süresine dahil değildir.

Azami (En fazla) Öğretim Süresi

Yeni yönetmelikler incelenecek. 6 yıllık ve hazırlıkla ilgili bilgi alınacak. Hazırlık sınıfları azami 2 yıldır. 2 yıllık ön lisansta 4 yıl, 4 yıllık lisansta 7 yıldır. 5 yıllık okullarda 8 yıldır. 6 yıllık okullarda 9 yıldır.

Ücretler

Öğrenim ücretleri, normal öğretimlerde normal öğrenim süresinin aşmasını takiben, 2. öğretimlerde ise birinci dönemden itibaren alınan harç ve uzatılan ders kredisi oranında alınan dönemlik ücretlerdir.

Çift ana dal programında kayıtlı olan öğrencilerden ise normal öğrenim süresine ilave bir yılın ardından ücret alınır.

Harç ücretleri Bakanlar Kurulu tarafından Ağustos sonu itibarıyla belirlenir.

Sınavlar

Ara Sınav

  • Her yarıyılda en az bir adet yapılır.
  • Sonuçları en geç genel sınavdan 15 gün önce öğretim görevlileri tarafından sisteme girilmelidir.

Genel Sınav

  • Dersin tamamlandığı yarıyıl veya yıl sonunda yapılır.(Devam zorunluluğu sağlanmalı)
  • Sonuçları sınavların ardından en geç 5 gün içinde açıklanmalıdır.(Uygulamalı bir ders ise uygulamalarda başarılı olunmalıdır.)

Bütünleme

  • Genel sınava girme hakkı olup giremeyen veya ara sınav ve genel sınav sonucu başarısız olanlar.

Tek ders

  • Mezuniyetleri için tek dersi kalan öğrenciler.(Devam zorunluluğu sağlanmalı)
  • Ara sınav şartı aranmadan CC ile öğrenci başarılı sayılır.(Ders önceki yıllarda alınmış olmalı)

Muafiyet

  • Yabancı dil hazırlık sınıfında okumak zorunda olanlar için ilgili dil dersinden yarıyıl başında açılır. 70 ile geçer. Ortalamaya dahil edilmez.
  • Hazırlık sınıfı olmayan, zorunlu İngilizce dersi için öğretim yılı başında yapılır. CC ile geçer. Ortalamaya dahil edilir.

Mazeret

  • Geçerli mazeretleri olan öğrencilere ara sınavlar için tanınan haktır. Başka hiçbir sınav için mazeret sınavı uygulanmaz.(Ara sınav dönemi için geçerli mazeret bildirilmelidir.)

Ek Sınav

  • Uygulamalı derslerin ek sınavları olabilir. Ara sınav şartı aranmaksızın ek sınavlarda alınan en az CC ise öğrenci başarılı sayılır.

Kural Setleri

Süreler

Normal Öğretim Süresi:

Üniversiteden süreli uzaklaştırma cezası alan öğrencilerin ceza süreleri ve mesleki hazırlık sınıfı için verilen ek süreler eğitim-öğretim süresinden sayılır. Ancak yabancı dil hazırlık sınıfı için verilen ek süreler eğitim-öğretim süresinden sayılmaz. Kayıt dondurma sayılmaz.

Azami Öğretim Süresi:

Öğrencinin kayıt dondurduğu yıllar dahil edilmez. Afla veya intibakla gelen öğrenciler için başlangıç dönemi girilecek ve bu dönemden itibaren kaç tane aktif dönemi varsa sayılarak maksimum süreyi geçip geçmediği tespit edilecek.

Af ve intibak: Öğrenci gelir. Önceki durumu (en son transkript) bölüme gönderiyoruz. Bölüm kararı ile öğrencinin hangi derslerden muaf olduğu ve hangi dersleri alacağı bildirilir. Ayrıca hangi dönemden başlayacağı bildirilir. Öğrencinin önceki dönemleri kaç yılda tamamladığı hesaba katılmaz. Başladığı dönem hesaba katılarak azami ve normal öğretim süresi işletilir.

Azami süreler içinde katkı payı veya öğrenim ücretinin ödenmemesi ile kayıt yenilenmemesi nedeniyle öğrencilerin ilişikleri kesilmez.

Ancak üniversite yetkili kurullarının kararı ve Yükseköğretim Kurulu’nun onayı ile dört yıl üst üste katkı payı veya öğrenim ücretinin ödenmemesi ile kayıt yenilenmemesi nedeniyle öğrencilerin ilişikleri kesilebilir. - İlişik kesme nedeni.

Azami süre içerisinde başarılı olmadıysa kayıt ücretlerini ödemek koşulu ile ders ve sınavlara katılma hariç, öğrencilere tanınan diğer haklardan yararlandırılmaksızın öğrencilik statüleri devam eder.

Azami öğretim süresi sonunda öğrencinin 5 adet dersi ancak nottan kaldıysa 3 yarıyıl daha ek süre verilir. Öğrenci bu dersleri 3 derse indirebilirse, zaman sınırı olmadan sınav hakkı verilir.

Devamlılık Kuralları

  • Öğrenciler, teorik derslerin % 30’undan ve / veya uygulamaların % 20’sinden fazlasına devam etmezlerse başarısız sayılırlar.

  • Tekrarlanan derslerde önceki dönemde devam şartı yerine getirilmiş ise, ara sınavlara girmek kaydıyla bu derslerde devam şartı aranmaz.

    • Tekrarlanan derslerde, uygulama sınavı yapılan veya sınıf geçme sistemi uygulanan fakülte ve yüksekokullar için devam şartı aranır.

Sınava Katılma Şartları

  • İlgili dersten muaf öğrenciler sınava giremezler.

  • Kayıtları dondurulmuş öğrenciler sınavlara giremezler.

  • Mazeretli öğrenciler sınava girmezler. Sınava girerlerse, sınavları geçersiz sayılır.

    • Mazeret işlenirken saat dikkate alınmalı. Ögrenci saat konusunda bilgilendirilmeli.
  • Devamlılık kurallarına uymayan öğrenciler o dersin genel sınavına giremezler.

  • Uygulamalarda başarılı olamayan öğrenciler o dersin genel sınavına giremezler.

  • Tek ders sınavına girmek için, ilgili dersin devam şartları sağlanmış olmalıdır.

  • Disiplin cezası almış öğrenciler, ceza süresi içerisinde hiçbir sınava giremezler.

Puan Sistemi

Hocalar değiştirmediği sürece, sınav sonuçları şu şekillerde ifade edilir:

100’lük Sistem Harf 4’lük Sistem
90-100 AA 4.00
85-89 BA 3.50
75-84 BB 3.00
70-74 CB 2.50
60-69 CC 2.00
55-59 DC 1.50
50-54 DD 1.00
40-49 FD 0.50
0-39 FF 0.00
F 0.00

Harf Sistemi

AA,BA,BB,CB,CC Başarılı
DC Şartlı Başarılı
DD,FD,FF Başarısız
F Devamsızlık veya uygulamadan başarısız, genel sınava girme hakkı bulunmayan öğrenci
G Geçer notu, kredisiz derslerde başarılı olan öğrenci
K Geçmez not, kredisiz derslerde başarısız öğrenci
M Dikey/yatay geçişle kabul olunan başarılı sayıldıkları dersler

Ders Başarı Hesaplama

Öğrenci bir dersten AA, BA, BB, CB, CC almışsa o dersten başarılı sayılır.

Ayrıca dönem / yıl ağırlıklı not ortalaması 2.50 olan öğrenci şartlı başarılı, DC olan derslerden de başarılı sayılır. Şartlı geçiş işlemi tüm not girişlerinin tamamlanmasının ardından otomatik yapılır.

Başarı Hesaplama

Ağırlıklı Not = AKTS * Not Katsayısı (4’lük not)

Dönem Ağırlıklı Not Ortalaması = O dönem alınan tüm derslerin ağırlıklı not toplamı / tüm derslerin kredi toplamı

Genel Ağırlıklı Not Ortalaması = Kayıt olunan zamandan hesaplama zamanına kadar alınan ve harflenmiş tüm derslerin ağırlıklı not toplamı / aynı derslerin kredi toplamı

Mezuniyet Ağırlıklı Not ortalaması:

Mezun olmaya hak kazanılan tarih itibariyle genel ağırlıklı not ortalaması

Ortalama hesaplarında ondalık kısmı iki hane olur. 3. hane 5’ten küçükse 0’a indirgenir, 5’ten büyükse ikinci hane bir arttırılarak hesaplanır.

3,144 -> 3,140 -> 3,14

3,145 -> 3,150 -> 3,15

Yerine alınan ders dahil edilir. Bırakılan ders dahil edilmez. Tekrar edilen derslerden son harf notu dikkate alınır. Muaf dersler ortalama hesaplamaya dahil edilmez.

Dönem hesabı yapılırken o dönem alınanlar -bırakılanlar dahil- hesaplamaya dahil edilir.

Ücret Hesaplama

Ücretler Harç Tipine göre hesaplanır. 100’lük hesaplancak.

  • Normal Harç
  • Formasyon Harcı
  • Yabancı Uyruklu
  • Ücretsizler (Şehit ve Gazi Çocukları)
  • Ücretsizler (Mavi kart)
  • Ücretsizler (Suriyeli)
  • Ücretsizler (YD Öğrenimini Tamamlayanlar)
  • Ücretsizler (YD Türk Okulunda Tamamlayanlar)
  • MEB Burslusu
  • Özel Üniversiteden Yatay Geçişle Gelen
  • Diyanet Burslusu
  • Türk Asıllı Yabancı Uyruklular
  • Türkiye Burslular
  • Hükümet Burslular

İki farklı ücret hesaplanmaktadır.

Harç: Bakanlar Kurulu tarafından belirlenen miktar (HARÇ)

Kalan Derslerin Kredi Toplamları: Normal Öğretim Süresi ardından kalan dersler arasından ilgili dönemde alınacak derslerin kredi toplamı (KDKT)

Dönem Kredi Toplamı: O dönemde alınması gereken toplam kredi (DKT)

Normal Öğrenim

Normal Öğretim Süresi 0
Normal Öğretim Süresini Aşanlar HARÇ + (((HARÇ / DKT) * KDKT) * 3/2)
Örnek Hesaplama Harç 300 TL Kalan Ders Kredisi 6 Dönem Toplam Ders Kredisi 30 300 + ((300 / 30) * 6 * 3/2) 300 + 90 390 TL

İkinci Öğretim

Normal Öğretim Süresi 0
Normal Öğretim Süresini Aşanlar HARÇ + (((HARÇ / DKT) * KDKT) * 3/2)
Örnek Hesaplama Harç 300 TL Kalan Ders Kredisi 6 Dönem Toplam Ders Kredisi 30 300 + ((300 / 30) * 6 * 3/2) 300 + 90 390 TL

Mezuniyetleri müteakip akademik yıla taşan öğrenciler, o yarıyılın da katkı payını veya ikinci öğretim ücretini öderler. Ancak tek ders sınavında başarılı olan öğrenciden o dönemin harcı alınmaz.

İş Akışları

Kayıt İşlemleri

İlk Kayıt:

  • Öğrencilerin bilgileri ÖSYM sistemine bağlanılarak çekilir ve öğrenciler sisteme “geçiçi kayıt” olarak kaydedilir. Bilgileri Mernis ve AKS’den güncellenir.

  • Öğrenci için öğrenci numarası ve geçici bir parola verilir.

  • Askerlik durumları ASAL’dan web servisi ile öğrenilir. Askerlik engeli olanlar kayıt yaptıramazlar.

    1. öğretim öğrencilerinin harç ödeme bilgilerini banka bizim sistemden öğrenip, ödeme bilgilerini web serivisi aracılığıyla yine bizim sisteme yazacak.
    • harcını ödememiş olanların kayıt işlemleri yapılamaz.
    • askerlik sıkıntısı olanların durumu bankaya uygun şekilde bildirilir.
  • Öğrenciler, öğrenci numarası ve geçici parola ile giriş yapıp, ön kayıt formu internetten doldurup çıktısını alır. Öğrenci durumu ön kayıt olarak işaretlenmeli, ön kayıt formu askerlik engeli olanara gösterilmez. Askerlik engeli bu öğrencilere uygun şekilde gösterilir.

  • Ön kayıt yapmamış öğrenciler kesin kayıta geldiklerine ön kayıtları yapılır.

  • Öğrenci kayıt şartlarında belirlenen belgeleri teslim ettiğinde kayıt tamamlanmış olur. Öğrenci kayıtlı hale gelir.

Kayıt dönemi kapandığında kesin kayıt haline gelmemiş geçici kayıtlar ve ön kayıtlar silinir. Kesin kayıt dönemi bittiğinde boş kontenjanlar için rapor haline getirilir. Ek kontenjan ile gelenler de ilk kayıt sürecine tabidir.

Eğer öğrenci ÖSYM aracılığıyla gelmiyorsa, ön kayıt işlemi yapılmaz, birinci adım elle işlenir ve öğrenciye kesin kayıt yapılır. Geliş tipine göre gerekli alanlar doldurulur. Geldiği kurum, geldiği bölüm, geldiği ülke vb..

Kesin Kayıt Sonrası:

  • Sistem öğrencilere programın gerektirdiği ilk ders atamalarını otomatik yapar.
  • Öğrencilere bir danışman hoca ataması, bölüm sekreterliği tarafından yapılır.
  • Askerlik durumları bildiriliyor. Belge üretip postaya verilecek.
  • Şubelendirme yapılır.

Kayıt Yenileme:

  • Kayıt yenileme için 2. öğretimler veya normal öğretim süresini aşanlar için ders seçimi yaptırılır.
  • Ders seçimlerinin sonucu ortaya çıkan harçlar öğrenci tarafından bankaya yatırılır.
  • Normal Öğretim Süresi içinde olan öğrenciler harç ödemeden, ders seçimi yaparak kayıt yenilerler.
  • Bu aşamaların ardından dersler danışman onayına açık hale getirilir.
  • Danışman onayıyla kayıt yenileme işlemi tamamlanır.

Kayıt Dondurma:

Haklı ve geçerli mazereti olan öğrencilerin öğrenim süreleri, yönetim kurulu kararıyla dondurulur. Sağlık ile ilgili mazeretlerde sağlık kurulu raporu zorunludur. Kayıt dondurma süresi öğretim sürelerinden sayılmaz. Min 1 dönem,, max 2 dönem kayıt dondurabilir. 2. dönem sonunda kayıt aktif edilir.

Hiç bir öğrencilik haklarından faydalanamaz. Belgeleri (askerlik, öğrenci, transkript) alamaz, epostasina giremez, ders kaydı yapamaz, sınavlara giremez vb..

Kayıt Silme:

Aşağıdaki hallerde kayıt silme işlemi yapılır:

  • İlgili mevzuat hükümlerine göre üniversiteden çıkarma cezası almış olması.
  • Öğrenci tarafından yazılı olarak kayıtlı olduğu birim ile ilişiğinin kesilmesi talebinde bulunulması.
  • Kayıt esnasında istenen belgelerden herhangi birinin daha sonradan gerçeğe aykırı olduğunun tespit edilmesi.
  • Vefat
  • Dikey Geçiş, Nakil vb.

Kayıt silme aslında silindi olarak işaretlenir. Hiçbir öğrencilik haklarından faydalanamaz. Sistemde görünmez hale gelir.

Kayıt silme işlemi fakülte kurulu kararı ile fakülte öğrenci işleri tarafından uygulanır. Kayıt silme sebebi seçilir ve açıklama not halinde yazılır.

Ders Açma

Program yıllara göre versiyonlanır. Her öğrenim yılı başında program yeni versiyona geçer. Değişiklikler işlenir. Ders ile ilgili kurallar ve şubeler tanımlanır.

Seçmeli Derslerin Açılması

Seçmeli Derslerin açılabilemesi için en az 10 öğrencinin ilgili dersi seçmiş olması gerekmektedir. Ders seçimi sırasında dersi seçen öğrenci sayısının öğrenciye gösterilmesi süreci kolaylaştırabilir.

Sınıf Açma

Öğrenci azlığı nedeniyle sınıf teşkil edilemediği için normal ve ikinci öğretim birleştirilerek ders yapılabilir.

Ders Alma Biçimleri

İlk

Üstten

Devamsız Tekrar

Devamlı Tekrar

Yükseltme İçin

Ders Seçme

Öğrenciler sisteme giriş yapıp ders seçimlerini yapabilmeliler.

Dersler nottan kaldıysa devamsız tekrar, devamsızlıktan kaldıysa devamlı tekrar şeklinde alınır.

Yeni kayıtlar ders seçme ekranını pasif görürler.

Sistem, öğrencilerin ders seçimlerine yardımcı olmak için şu özelliklere sahip olmalıdır:

  • Öncelik, alt yarıyıllarda hiç alınmayan, devamsız veya başarısız olunan derslere verilmelidir.

  • Öğrenciler bölündükleri şubelere göre dersin şubelerini almaya zorlanabilir veya öğrenciler istedikleri şubeyi seçebilirler.

  • Alınabilecek toplam kredi minimum 30, maksimum 45 kredi olmalıdır.

  • Bu değerlere alt yıl dersleri dahildir.

  • Yan dal-çift dal dersleri hariçtir.

  • Ön şartlı dersler, şartları sağlanmıyorsa seçilememelidir.

  • Üst yarıyıl derslerinin seçilebilmesi için;

    • Öğrencinin kayıt dondurma, uzaklaştırma cezası veya kayıt yenilemeyip dönem kaybetmemiş olmaması gerekir.
    • Tüm alt yarıyıl derslerinden başarılı olmak zorunludur.
    • Üst yarıyıl dersleri ile birlikte toplam 45 kredi aşılamaz.
    • Üst yarıyıl dersleri 45 kredinin % 20’sini aşamaz.
    • Genel not ortalaması >= 3.00 olmalıdır.
    • Danışmanın olumlu görüşü şarttır.
  • Daha önce başarılı olunan dersler not yükseltme amacıyla seçilebilir. Devam zorunluluğu olmadan alınan en son not geçerli olur. Ortalama hesaplarına ne olursa olsun en son alınan not dahil edilir.

  • Muaf olunan dersler seçilemezler.

Danışman onay sürecine kadar, öğrenci tarafından yukarıdaki kurallara göre seçilen dersler, danışman onay süreci içinde danışman tarafından kontrol edilir ve onaylanır. Bu onayın ardından ders seçme işlemi ilgili öğrenci için tamamlanmış olur.

Ders onayı yapıldığında öğrenciye her türlü ders o döneme ait şekilde yeni ders olarak tanımlanır. Dersler tekrar veya yerine bile olsa yeni bir ders kartı açılır. Öğrencinin geçmiş dönemdeki aynı ders durumu saklanır. Tekrar derslerin kredileri farklı olabilir. Bu değişiklik programda Bölüm Kurulu tarafından yapılmış olmalıdır.

Ders Ekleme-Çıkarma ve Mazeretli Ders Kaydı

Normal ders kaydı sürecinde ders kaydı yapmayan öğrencilerden mazereti olanlar bu süre içerisinde, yönetim kurulu onayıyla ders seçimini yapabilirler. Seçilen dersler dilekçe ile belirtilir. Fakülte öğrenci işleri gerekli dersleri ekler ve çıkarır. Bu işlem danışman onaylı gerçekleşir.

Danışman veya öğrenci ders seçimlerini değiştirmek için dilekçe verir. Bu değişiklikler önceki paragraftaki süreçle aynı şekilde yapılır.

Başka Bölümlerden Ders Alma

İlgili Bölüm veya Anabilim Dalı Kurulu uygun gördüğü hallerde başka fakülte ve bölümlerden dersler alınabilir. Ilgili dersler, ilgili programdaki kredi ve başarı şartları ile değerlendirilirler.

Program Değişikliği

Program değişiklikleri, Bölüm Kurulu’nun önerisi üzerine Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanarak en geç Mayıs ayı içinde REKTÖRLÜĞE sunulur. SENATO onayı ile kesinleşir.

Program değişiklikleri gelecek yıllar için geçerli olur ve mevcut öğrencilerin derslerini ve ders bağımlılıklarını etkileyebilir. Kaldırılan veya yeni eklenen dersler sebebiyle mevcut öğrenciler için belirli dersler korunabilir. Bu sebeple program değişiklikleri versiyonlanmalı ve ilgili versiyona kayıt yaptıran öğrenciler için ders zorunlulukları ve bağımlılıklılar saklanmalıdır.

Ders Muafiyeti

Bir dersten muafiyet şartları şu şekildedir:

  • Programdan kaldırılan ve yerine herhangi bir ders konulmayan, herhangi bir dersten başarısız olan öğrenci, o dersten muaf sayılır.
  • İlgili dersin muafiyet sınavını başarmış olmak.

Not Girişi

Hoca notları kendi ekranından girer. Yayınla diyene kadar her türlü değişikliği yapabilir. Yayınla dedikten sonra, öğreciler notları görebilir, hoca artık hiçbir değişiklik yapamaz. Hoca tarafından yapılacak yanlışlık düzeltmeleri hocanın dilekçesi üzerine öğrenci işleri tarafından yapılır.

Öğrenci itirazları yine dilekçe üzerinden takip edilip, öğrenci işleri tarafından yapılır.

Sınav ve sonuçların yayınlanma tarihleri akabindeki süreçler için önemlidir.

Hoca dilekçesi üzerine tüm notlar yayından kaldırılıp, hocanın değerlendirilmesine açılabilir.

Büt ve final sonuçlarının girilmesi, öğrencinin harf notunun hesaplanmasına neden olur. Eğer büt ve final sonuçlarının değiştirilmesi sonucu harf değişikliklerinden kaynaklanan sonuçlar olursa bunlar elle düzeltilir. Geçme-kalma veya şartlı geçme vb..

% 10 İşlemleri

  • Değişim programları dışındaki
  • Disiplin cezası almamış
  • İkinci öğretimde okuyan öğrencilerden
  • Genel ortalaması 3’ten büyük
  • Başarısız dersi olmayan
  • Bulunduğu dönemde, sınıf ortalamasının en yüksek % 10’udur.

Bunların sadece sonraki dönem harçları birinci dönem gibi hesaplanır.

Onur Belgeleri

  • Bulunduğu dönemde ve sınıfta;
  • Başarısız dersi olmayan,
  • Genel ortalaması >= 3,5 ise yüksek onur,
  • Genel ortalaması >= 3 olan onur belgesi alır.

Harf Yeniden Hesaplama

Harf değişimlerini etkileyen her operasyonun ardından -sınav notlarının değişmesi- ona bağlı işlemler yeniden hesaplanır.

  • Şartlı geçiş
  • Geçme kalma
  • Onur belgesi
  • % 10 işlemleri

Mazeret Yönetimi

Mazeret bitiş tarihinden itibaren en geç bir hafta içinde bildirimde bulunulmalıdır. Bu süre içinde bildirilmeyen mazeret kabul edilmez. Ara sınav dışında başka sınavlar için mazeret kabul edilmez.

Mazeret öngörülen devam süresine dahil edilmez. Kaybedilen süre eğitim öğretim süresine eklenir.

Devamlılık Takibi

Devamın denetimi, dekanlıkça uygun görülen bir yöntemle yapılır. Devamsız öğrencilerin durumu genel sınavlardan önce ilgili öğretim elemanı tarafından ilân edi Hoca sisteme devamsızlıktan kaldı şekinde giriş yapar. Not F olur. Bir daha not girişi yapamaz. Bu işlem geriye de alınamaz. Sisteme bir bilgi girmez öğrenci dersin devam şartını yerine getirmiş sayılır. Bu işlemin geriye alınması dilekçe ile yönetim kuruluna gider. Fakülte Öğrenci işleri düzeltir.

Devamlılık ders için takip edilir. Hoca tarafından takip yapılır. Hoca sisteme devamsızlıktan kaldı şeklinde giriş yapar. Not F olur. Bir daha not girişi yapamaz. Bu işlem geriye de alınamaz. Sisteme bir bilgi girilmezse öğrenci dersin devam şartını yerine getirmiş sayılır. Bu işlemin geriye alınması dilekçe ile yönetim kuruluna gider. Fakülte öğrenci işleri düzeltir.

Mezuniyet

Bir öğrencinin kayıtlı olduğu programdan mezun olabilmesi için o programdaki bütün dersleri almış ve başarmış olması ve mezuniyet ağırlıklı not ortalamasının en az 2.00 olması gerekir. Mezuniyet tarihi, o sınav dönemindeki sınavın son günüdü̈r. Tarih elle girilebilir.

Ancak, bu tarihe kadar tek ders, staj, endüstriye dayalı öğretim, bitirme ödevi/tezi, arazi çalışması ve benzeri sebeplerle mezun olamayan öğrenciler; tek ders sınavında başarılı olduğu veya bu çalışmaların tamamlanarak kabul edildiği tarihte mezun olurlar.

Roller

  • Öğrenci
  • Danışman
  • Dekan
  • Fakülte Sekreteri
  • Fakülte Öğrenci İşleri Personeli
  • Fakülte Yönetim Kurulu Üyesi
  • Fakülte Yönetim Kurulu Başkanı
  • Anabilim Dalı Kurulu Üyesi
  • Anabilim Dalı Kurulu Başkanı
  • Fakülte Kurulu Üyesi
  • Fakülte Kurulu Başkanı
  • Bölüm Başkanı
  • Danışman

Yetkiler

Yetki Devri

Personeller kendine ait bazı yetkilerini başka bir personele geçici süreli olarak devredebilmelidir. Örneğin; dekanlar ve tıptaki hocalar not girişi yapmak istemiyorlar. Bu yüzden şifrelerini asistanlarıyla veya öğrenci işleriyle paylaşıyorlar. Bunu engellemek için akademisyen A dersi için not girme yetkisini X-Y tarihleri arasında asistanına devredebilmelidir.

Ekranlar

  • Not ve devamsızlık giriş ekranları
  • Toplu askerlik belgesi bastır
  • Toplu danışman atama
  • Toplu sınıf şubelendirme
  • Toplu sınav tarih girişi
  • Toplu not durum belgesi
  • Mezuniyet ekranı
  • Toplu Mernis ve AKS güncelleme.

Sistemden Beklenecek Raporlar

  • Genel durum ve işleyiş raporu (Fakülte faaliyet raporu)
  • Öğrenci sınıf listeleri
  • Dersi alan öğrenciler listesi.
  • Bölüm ders müfredatı

Sistem Tarafından Üretilecek Belgeler

  • Öğrenci belgesi

  • Askerlik durum belgesi (Sadece erkek öğrencilere verilebilir.)

  • Transkript (Dönemlik bölümler için dönemlik, yıllık bölümler için yıllık verilir.)

  • Not durum belgesi (Yıllık, dönemlik)

  • Geçici mezuniyet belgesi (Sadece mezun durumundaki öğrencilere verilebilir.)

  • Tömer belgesi (Sadece tömer kursunda kayıtlı öğrencilere verilebilir.)

  • Yabancı uyruklu öğrenci bilgi formu (Sadece yabancı uyruklu öğrencilere verilebilir.)

  • Diploma (Sadece mezun durumundaki öğrencilere verilebilir.)

    • Diploma metni her bölüme göre değişebilir. Diploma metnin içine parametre geçirilmelidir.
  • Diploma Eki (Sadece mezun durumundaki öğrencilere verilebilir)

EBYS Entegrasyonu

YÖKSİS Kurum Ağacı

YÖKSİS tarafından sağlanan web servislerinden kurum ağacı çekilir. Sistemdeki bilgiler, bu servisten sağlananlarla güncellenir. Bu kurum ağacında okulun tüm akademik birimleri kendilerine verilen bir kod ile yer alır.

Ders Kopyalama

Önceki yıldan bölüm dersleri aktarılıp, değişiklikler işlenir.

Ders Tipleri

  • Hazırlık
  • Normal
  • Seçmeli
  • Staj
  • Tıp Staj
  • Entegre

Ders Durumları

  • Alıyor
  • Geçti
  • Kaldı
  • Devamsızlıktan Kaldı
  • Danışman Onayı Bekliyor
  • Muaf
  • Notsuz Muaf

Ders Alış Tipi

  • İlk
  • Üstten
  • Devamlı Tekrar
  • Yükseltme İçin
  • Devamsız Tekrar

Ders Dili

Türkçe

İngilizce...

Derslerin Dili Kuralları

Hazırlık sınıfından kalanlar, bölümdeki o dildeki dersleri alamazlar. Onun yerine ilgili dersin Türkçesini alırlar.

  • Personel ana bilim dalında yer alır, öğrenciler programda yer alırlar.

  • Bölümlerden öğrenci işlerine giden tum evraklardan örnek isteyelim.

    • Diploma eki nasıl verilir?
  • Dış servislere erişim sorunu varsa uygulama uyarı yapsın.

Program örneği

http://www.bologna.yildiz.edu.tr/index.php?r=institution/credit_allocation

Bologna Ders Kartı

http://konya.edu.tr/bologna/goster/12198

İsteğe bağlı hazırlık sınıfı açılabilir. - Hazırlık sınıfının isteğe bağlı olup olmamasını saklamalıyız. Bu hazırlık sınıfında başarılı olamayan öğrencilerin ilişikleri kesilmez ve eğitimlerine devam ederler.

Öğretim dili tamamen veya kısmen yabancı dil olan programların hazırlık sınıfını iki yıl içinde başarı ile tamamlayamayan öğrencilerin programdan ilişiği kesilir. - İlişki kesme nedeni.

Öğretim dili tamamen veya kısmen yabancı dil olan programların hazırlık sınıfından ilişiği kesilen öğrenciler kendi yükseköğretim kurumlarında öğretim dili Türkçe olan eşdeğer bir programa kayıt yaptırabilirler. - Öğrenci geliş nedeni.

Ayrıca bu öğrenciler, kayıtlı olduğu yükseköğretim kurumunda eşdeğer program bulunmaması hâlinde talep etmeleri durumunda Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı tarafından bir defaya mahsus olmak üzere kayıt yaptırdığı yıl itibarıyla, öğrencinin üniversiteye giriş puanının, yerleştirileceği programa kayıt yaptırmak için aranan taban puanından düşük olmaması şartıyla öğretim dili Türkçe olan programlardan birine merkezî olarak yerleştirilebilirler. - Öğrenci geliş nedeni.

Sınav Hakkı

Azami sürelerini tamamlamış son sınıf öğrencilerine,

  • Başarısız oldukları bütün dersler için iki ek sınav hakkı verilir.
  • Bu sınavlar sonunda başarısız ders sayısını beş derse indirenlere bu beş ders için üç yarıyıl,
  • ek sınavları almadan beş derse kadar başarısız olan öğrencilere ise dört yarıyıl (sınıf geçme esasına göre öğretim yapılan kurumlarda iki öğretim yılı),
  • ek dersi almadan bir dersten başarısız olanlara ise öğrencilik hakkından yararlanmaksızın sınırsız,

başarısız oldukları dersin sınavlarına girme hakkı tanınır.

  • İzledikleri programdan mezun olmak için gerekli bütün derslerden geçer not aldıkları hâlde yönetmeliklerinde başarılı sayılabilmeleri için öngörülen not ortalamalarını sağlayamamaları sebebiyle ilişikleri kesilme durumuna gelen son dönem (sınıf geçme esasına göre öğretim yapılan kurumlarda son sınıf) öğrencilerine not ortalamalarını yükseltmek üzere diledikleri derslerden sınırsız sınav hakkı tanınır. Bunlardan uygulamalı, uygulaması olan ve daha önce alınmamış dersler dışındaki derslere devam şartı aranmaz. Açılacak sınavlara, üst üste veya aralıklı olarak toplam üç eğitim-öğretim yılı hiç girmeyen öğrenci, sınırsız sınav hakkından vazgeçmiş sayılır ve bu haktan yararlanamaz. Sınırsız hak kullanma durumunda olan öğrenciler sınava girdiği ders başına öğrenci katkı payını/öğrenim ücretini ödemeye devam ederler. Ancak bu öğrenciler, sınav hakkı dışındaki diğer öğrencilik haklarından yararlanamazlar. Açık öğretim öğrencileri, öğrencilik haklarından yararlanmak kaydı ile bu sürelerle kısıtlı değildir.

Derslere devam yükümlülüklerini yerine getirdikleri hâlde, yıl içi ve yıl sonu sınav yükümlülüklerini bu maddede belirtilen hükümlere uygun olarak yerine getiremedikleri için öğretim kurumları ile ilişiği kesilen hazırlık sınıfı ve birinci sınıfta en fazla bir dersten, ara sınıflarda ise en fazla üç dersten başarısız olan öğrencilere üç yıl içinde kullanacakları üç sınav hakkı, not ortalamasını tutturamadıkları için hazırlık sınıfı dâhil ara sınıflarda da sene kaybeden öğrencilere diledikleri üç dersten bir sınav hakkı verilir. Sınav hakkı verilenler, yıl içi veya yıl sonu sınavı olduğuna bakılmaksızın başvurmaları hâlinde üniversite veya yüksek teknoloji enstitülerinin her eğitim-öğretim yılı başında açacakları sınavlara alınırlar. Sınavların sonunda sorumlu oldukları tüm dersleri başaranların kayıtları yeniden yapılır ve öğrenimlerine kaldıkları yerden devam ederler. Bu durumda olan öğrencilerin sınavlara girdikleri süre, öğrenim süresinden sayılmaz. Bu sınavlara katılan öğrenciler öğrencilik haklarından hiçbir şekilde yararlanamazlar.

WorkFlow List

Derslerin Subelendirilmesi ve Öğretim Elemanlarının Atanması

Bu işlemlerin son tarihi ders kaydının başlamasından önceki cumadır. Eğer tamamlanmamışsa n zamanı öncesinden üst birime bilgi verilir.

Bölüm başkanı veya delege ettiği birisi kendi ekranındaki ilgili bağlantıya tıklayarak workflow başlatır.

Bölüm başkanı Programların ders listelerini indirir.

Her bir ders için ders koordinatörlerini belirler. Her bir ders için şube sayısını belirler Her bir şube için hoca atamasını yapar Her bir ders için öğrencilerin seçim biçimini belirler auto/manual Her bir şube için kontenjan belirler.

Tüm derslerin tamamlanmasının ardından öğrencilerin seçebilecekleri dersler öğrencilerin kayıtları altına gönderilir.

Eğer ders seçme biçimi otomatik ise;

Öğrenciler kontenjana göre şubelere dağıtılır.

Manuel ise;

Öğrenciler kendi seçimlerini kendileri yaparlar.

Öğrencilerin seçebilecekleri şubelerin listesi öğrencinin kaydına işlenir.

Öğretim Elamanı, Öğrenci İşleri ve diğer ilgililer bilgilendiririlir.

Work Flow tamamlanır.